Der zweithäufigste Grund für Verzögerungen ist ein unvollständiges Unterlagenpaket. Bei gemischt genutzten Objekten ist es umfangreicher als bei einem klassischen Einfamilienhaus. Sinnvoll ist es, die Unterlagen zu beschaffen, bevor die Vermarktung startet.
Zum Grundbestand gehören ein aktueller Grundbuchauszug, Flurkarte und Liegenschaftskarte, Baugenehmigungen und Bauzeichnungen, Wohn- und Nutzflächenberechnungen sowie Nachweise über Modernisierungen und Instandhaltungen. Bei Eigentumswohnungen kommen Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan und der Stand der Instandhaltungsrücklage hinzu.
Bei vermieteten und gewerblich genutzten Objekten wird es spezifischer. Käufer erwarten eine belastbare Mieterliste, die aktuellen Miet- und Pachtverträge samt Nachträgen, Angaben zu Kautionen, Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre sowie eine Übersicht über Laufzeiten, Optionen und Indexklauseln. Bei gewerblicher Nutzung sind zusätzlich der genehmigte Nutzungszweck, etwaige Auflagen, Baulasten und Angaben zu Altlastenverdachtsflächen relevant. Wer diese Punkte offen dokumentiert, verhandelt aus einer deutlich stärkeren Position.
Hinzu kommt der Energieausweis. Das Gebäudeenergiegesetz enthält Vorgaben zur Vorlage und zu den Pflichtangaben des Energieausweises bei Verkauf, Vermietung oder Verpachtung eines Gebäudes beziehungsweise einer Nutzungseinheit (GEG, gesetze-im-internet.de). Er sollte vorliegen, bevor das Objekt inseriert wird.